Chính sách này được Công ty TNHH TM và Sản xuất Trầm Hương Nha Trang (sau đây gọi là “Công ty”), đơn vị sở hữu thương hiệu Trầm Hương Lê Trà và quản lý vận hành website thương mại điện tử bán hàng https://letraagarwood.com.vn, công bố công khai nhằm bảo vệ quyền riêng tư và dữ liệu cá nhân của người tiêu dùng khi truy cập, đăng ký và thực hiện giao dịch trên website.
Chính sách được xây dựng trên cơ sở tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Điều 68 đến Điều 73 Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16/05/2013 của Chính phủ về thương mại điện tử; Nghị định số 85/2021/NĐ-CP ngày 25/09/2021 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 52/2013/NĐ-CP; Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng số 19/2023/QH15 và Nghị định số 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Điều 1. Mục đích thu thập thông tin cá nhân
Công ty chỉ thu thập thông tin cá nhân của khách hàng phục vụ trực tiếp cho các mục đích hợp pháp sau đây:
- Xác nhận và xử lý đơn hàng: Quản lý quy trình đặt hàng, đóng gói, xuất kho và giao nhận các sản phẩm trầm hương (vòng tay trầm hương, chuỗi hạt, nhang trầm, nụ trầm, trầm cảnh, phụ kiện thưởng trầm) đến đúng địa chỉ và người nhận.
- Tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu: Liên hệ tư vấn về kích thước hạt, size vòng tay, phân loại xuất xứ và mùi hương trầm tự nhiên phù hợp với nhu cầu và phong thủy của khách hàng.
- Hoàn thiện chứng từ kế toán - tài chính: Xuất phiếu giao hàng, hóa đơn giá trị gia tăng (nếu có yêu cầu), thực hiện đối soát các giao dịch thanh toán chuyển khoản hoặc tiền mặt khi nhận hàng (COD).
- Thực hiện dịch vụ sau bán hàng: Tiếp nhận thông tin để giải quyết đổi trả, bảo dưỡng dây vòng hạt, bảo hành sản phẩm và tiếp nhận các ý kiến đóng góp của người tiêu dùng.
- Chăm sóc khách hàng và thông tin ưu đãi: Cung cấp các thông báo về trạng thái giao nhận, cảnh báo an toàn khi sử dụng trầm hương; gửi thông tin khuyến mại khi được khách hàng đồng ý trước (khách hàng có quyền từ chối nhận tin bất kỳ lúc nào).
- Đảm bảo an toàn giao dịch: Phòng ngừa các hành vi gian lận thông tin, đơn hàng ảo, giả mạo thanh toán hoặc các hành vi vi phạm an ninh thông tin trên website.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Cung cấp thông tin theo yêu cầu hợp pháp của các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật Việt Nam.
Điều 2. Phạm vi thu thập thông tin
Các nhóm dữ liệu cá nhân thu thập trên website bao gồm:
- Thông tin định danh và liên hệ: Họ và tên, số điện thoại liên lạc, địa chỉ thư điện tử (email), địa chỉ giao hàng và địa chỉ xuất hóa đơn (nếu có).
- Thông tin giao dịch và đơn hàng: Chi tiết các sản phẩm đặt mua, số lượng, quy cách, giá trị đơn hàng, lịch sử mua hàng, mã đơn hàng, ghi chú kích thước vòng tay.
- Dữ liệu thanh toán đối soát: Phương thức thanh toán lựa chọn, thời gian thanh toán, số tiền chuyển khoản, nội dung chuyển khoản hoặc mã tham chiếu giao dịch bưu chính thu hộ COD. Lưu ý: Công ty không thu thập và không lưu trữ thông tin số thẻ tín dụng, ngày hết hạn, mã bảo mật CVV/CVC hay mật khẩu Internet Banking của khách hàng.
- Dữ liệu tài khoản thành viên (nếu khách hàng đăng ký): Tên đăng nhập, mật khẩu truy cập (được hệ thống lưu trữ dưới hình thức mã hóa một chiều an toàn).
- Dữ liệu phản hồi, khiếu nại: Nội dung trao đổi qua thư điện tử, tin nhắn, bản ghi âm cuộc gọi tư vấn (nếu có) khi xử lý thắc mắc, bảo hành hoặc khiếu nại.
- Dữ liệu kỹ thuật tự động: Địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành, thời gian truy cập nhằm mục đích bảo mật hệ thống và ngăn ngừa tấn công mạng.
Điều 3. Phạm vi sử dụng thông tin
Công ty cam kết chỉ sử dụng thông tin cá nhân trong phạm vi nội bộ và phục vụ cho các mục đích đã công bố tại Điều 1. Công ty không bán, không chuyển nhượng, không cho thuê hoặc chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba vì mục đích thương mại độc lập khi chưa có sự đồng ý của khách hàng.
Thông tin chỉ được chia sẻ trong phạm vi cần thiết tối thiểu với các đối tác sau:
- Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính, chuyển phát: Cung cấp họ tên, số điện thoại và địa chỉ nhận hàng để thực hiện vận chuyển, đồng kiểm và giao hàng tận nơi.
- Tổ chức tín dụng và trung gian thanh toán: Phục vụ công tác đối soát, xác thực các giao dịch thanh toán chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng chính thức của Công ty.
- Đơn vị cung cấp giải pháp lưu trữ hạ tầng kỹ thuật: Đảm bảo vận hành hệ thống máy chủ và website, cam kết tuân thủ tiêu chuẩn an toàn bảo mật dữ liệu.
- Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền: Khi có yêu cầu bằng văn bản phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra theo luật định.
Điều 4. Thời gian lưu trữ dữ liệu
- Dữ liệu chứng từ kế toán, bán hàng: Lưu trữ tối thiểu mười (10) năm theo quy định của Luật Kế toán và các quy định pháp luật về thuế hiện hành.
- Thông tin tài khoản thành viên: Được lưu trữ cho đến khi khách hàng gửi văn bản hoặc yêu cầu hợp lệ hủy bỏ tài khoản, trừ các dữ liệu giao dịch bắt buộc phải lưu trữ theo luật thuế.
- Dữ liệu chăm sóc khách hàng, bảo hành và khiếu nại: Lưu trữ trong thời hạn ba (03) năm kể từ thời điểm giải quyết xong vụ việc để phục vụ đối soát và hậu mãi.
- Dữ liệu kỹ thuật hệ thống (server logs): Được lưu trữ định kỳ không quá mười hai (12) tháng nhằm phục vụ công tác an toàn thông tin và phòng chống xâm nhập.
Điều 5. Các đối tượng được tiếp cận thông tin
Các đối tượng được phép tiếp cận thông tin cá nhân của người tiêu dùng trong phạm vi phân quyền nghiêm ngặt gồm:
- Ban Giám đốc và cán bộ quản lý phụ trách sàn thương mại điện tử của Công ty TNHH TM và Sản xuất Trầm Hương Nha Trang.
- Nhân viên trực tiếp đảm nhiệm các khâu: Tiếp nhận đơn hàng, tư vấn bán hàng, đóng gói kho vận, kế toán đối soát và bộ phận Chăm sóc khách hàng.
- Nhân viên phụ trách giao nhận thuộc các đối tác chuyển phát uy tín có hợp đồng liên kết với Công ty (Viettel Post, GHTK, EMS...).
- Cơ quan quản lý nhà nước về thương mại điện tử, thanh tra chuyên ngành, cơ quan điều tra hoặc Tòa án có thẩm quyền khi thực hiện chức năng pháp luật.
Điều 6. Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý thông tin
Đơn vị chịu trách nhiệm thu thập, quản lý và bảo vệ thông tin cá nhân là:
- Tên đơn vị: Công ty TNHH TM và Sản xuất Trầm Hương Nha Trang
- Tên thương hiệu: Trầm Hương Lê Trà
- Mã số doanh nghiệp / Mã số thuế: 0107302074
- Địa chỉ trụ sở chính: Số 6 ngách 91/16 Đường Trần Duy Hưng, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
- Đường dây nóng (Hotline): 0902.666.676
- Thư điện tử (Email): lekhanhtra1108@gmail.com
- Website chính thức: https://letraagarwood.com.vn
- Khung giờ làm việc tiếp nhận: 08:00–20:00 tất cả các ngày trong tuần, kể cả thứ Bảy và Chủ nhật.
Điều 7. Cơ chế để khách hàng kiểm tra, cập nhật và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân
Người tiêu dùng có toàn quyền thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu đối với thông tin cá nhân của mình thông qua các phương thức thuận tiện sau:
- Tự chỉnh sửa trực tuyến: Đăng nhập vào trang Tài khoản của tôi để trực tiếp tra cứu lịch sử mua hàng, chỉnh sửa thông tin họ tên, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng và thay đổi mật khẩu.
- Gửi yêu cầu qua kênh hỗ trợ: Liên hệ trực tiếp qua số Hotline 0902.666.676 hoặc gửi thư điện tử về địa chỉ lekhanhtra1108@gmail.com nêu rõ nội dung cần tra cứu, trích xuất, chỉnh sửa hoặc xóa thông tin.
- Thời hạn xử lý: Sau khi tiếp nhận và xác thực đúng chủ thể dữ liệu, Công ty sẽ tiến hành kiểm tra, chỉnh sửa và phản hồi văn bản/email xác nhận cho khách hàng trong vòng ba (03) ngày làm việc.
Điều 8. Cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại về việc lộ dữ liệu cá nhân
Công ty xây dựng cơ chế tiếp nhận và giải quyết triệt để mọi phản ánh, khiếu nại của khách hàng liên quan đến việc dữ liệu cá nhân bị sử dụng sai mục đích hoặc vi phạm phạm vi đã công bố:
- Kênh tiếp nhận khiếu nại: Khách hàng gửi thông tin khiếu nại qua Hotline 0902.666.676, Email lekhanhtra1108@gmail.com với tiêu đề “Khiếu nại về dữ liệu cá nhân”, hoặc nộp đơn trực tiếp tại trụ sở Công ty.
- Thời hạn tiếp nhận và phản hồi:
- Trong vòng hai mươi bốn (24) giờ làm việc kể từ thời điểm nhận được khiếu nại, Công ty gửi thông báo xác nhận đã tiếp nhận và cử cán bộ phụ trách xử lý.
- Trong thời hạn mười lăm (15) ngày làm việc, Công ty hoàn tất quá trình xác minh kỹ thuật, đối soát nhật ký hệ thống và có văn bản trả lời chính thức giải thích nguyên nhân cùng phương án giải quyết dứt điểm cho khách hàng.
- Biện pháp khắc phục và bồi thường: Trường hợp xác định lỗi thuộc về Công ty dẫn đến việc dữ liệu bị rò rỉ, Công ty có trách nhiệm: lập tức ngăn chặn nguồn phát tán, áp dụng các biện pháp kỹ thuật cô lập sự cố, gửi lời xin lỗi chính thức và bồi thường thiệt hại thực tế theo quy định pháp luật.
- Giải quyết tranh chấp: Trường hợp hai bên không đạt được thỏa thuận, khách hàng có quyền gửi đơn khiếu nại đến Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (Bộ Công Thương), Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (Bộ Công an) hoặc khởi kiện ra Tòa án có thẩm quyền để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
Điều 9. Cam kết an toàn và bảo mật thông tin
- Hệ thống website https://letraagarwood.com.vn được cài đặt chứng chỉ số bảo mật SSL (HTTPS) 256-bit, mã hóa toàn bộ dữ liệu truyền tải giữa trình duyệt của khách hàng và máy chủ.
- Toàn bộ nhân sự tham gia vận hành đều ký cam kết bảo mật thông tin khách hàng và chịu chế tài xử lý nghiêm minh nếu để lộ lọt dữ liệu.
- Trong trường hợp máy chủ lưu trữ thông tin bị hacker tấn công dẫn đến mất mát hoặc lộ dữ liệu cá nhân của khách hàng, Công ty có trách nhiệm thông báo vụ việc cho cơ quan chức năng điều tra xử lý kịp thời và thông báo cho khách hàng được biết trong vòng bảy mươi hai (72) giờ kể từ khi phát hiện sự cố theo Điều 73 Nghị định 52/2013/NĐ-CP.